Theo tinh thần chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Trung tâm Festival Huế sẽ là đơn vị chủ trì phối hợp với Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch xây dựng Đề án tổ chức Festival Huế 2010. Chủ tịch nhấn mạnh lưu ý lựa chọn một số chương trình, lễ hội để phác thảo kịch bản (hoàn thành trước ngày 10/6/2009); Tham mưu, đề xuất thành lập các bộ phận giúp việc Ban tổ chức và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên Ban tổ chức Festival Huế 2010 (hoàn thành trước ngày 15/6/2009); tiếp tục liên hệ với các Đại sứ quán các nước để nắm danh sách các đoàn nghệ thuật tham dự Festival Huế 2010; phối hợp với Sở Ngoài vụ để lựa chọn một số quốc gia có tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao với Việt Nam để mời tham dự Festival Huế 2010; trực tiếp gửi Thư mời tham dự Festival Huế 2010 cho các thành phố có di sản được UNESCO công nhận.

Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế: phác thảo kịch bản các chương trình, lễ hội dự kiến tổ chức tại Festival Huế 2010, đặc biệt là Lễ hội "Hành trình mở cỏi" nhân sự kiện 375 năm chúa Nguyễn Phúc Lan chọn Kim Long làm thủ phủ (1635-2010) để báo cáo UBND tỉnh (hoàn thành trước ngày 20/6/2009).

Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch: căn cứ Kế hoạch tổ chức các hoạt động hưởng ứng 1000 năm Thăng Long để có kế hoạch triển khai thực hiện; phối hợp với Trung tâm Festival Huế để triển khai công tác tuyên truyền quảng bá về Festival Huế 2010 sau khi UBND tỉnh và Thường vụ Tỉnh ủy cho ý kiến chỉ đạo.

Sở Kế hoạch và Đầu tư rà soát các dự án đang triển khai trên địa bàn tỉnh để lựa chọn một số công trình trọng điểm cho Festival Huế 2010; phối hợp với Sở Ngoại vụ để kiến nghị với Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Ngoại giao về việc tổ chức Hội nghị giữa kỳ với các nhà tài trợ tại Huế.